1. Zavezanci imenujejo enega člana upravljalnega organa v vodstveni funkciji, ki je odgovoren za zagotavljanje skladnosti s to uredbo, Uredbo (EU) 2023/1113 in vsemi upravnimi akti, ki jih izda kateri koli nadzornik (v nadaljnjem besedilu: vodja skladnosti).
Vodja skladnosti zagotovi, da so notranje politike, postopki in kontrole zavezanca skladni z izpostavljenostjo zavezanca tveganju in da se izvajajo. Vodja skladnosti zagotovi tudi, da se v ta namen dodelijo zadostni človeški in materialni viri. Vodja skladnosti je odgovoren za prejemanje informacij o znatnih ali pomembnih pomanjkljivostih v takih politikah, postopkih in kontrolah.
Kadar je upravljalni organ v vodstveni funkciji organ, ki je kolektivno odgovoren za njegove odločitve, je vodja skladnosti odgovoren za pomoč in svetovanje ter za pripravo odločitev iz tega člena.
2. Zavezanci imajo pooblaščenca za skladnost, ki ga imenuje upravljalni organ v vodstveni funkciji in ima dovolj visok hierarhični položaj ter ki je odgovoren za politike, postopke in kontrole vsakodnevnega izpolnjevanja zahtev zavezanca glede PPDFT, tudi v zvezi z izvajanjem ciljnih finančnih sankcij, ter je kontaktna točka za pristojne organe. Pooblaščenec za skladnost je odgovoren tudi za prijavo sumljivih transakcij finančnoobveščevalni enoti (FIU) v skladu s členom 69(6).
V primeru zavezancev, pri katerih se v skladu s členom 6 Direktive (EU) 2024/1640 ali na podlagi drugih pravnih aktov Unije preverjajo njihovo višje vodstvo ali dejanski lastniki, se v zvezi s pooblaščenci za skladnost preveri, ali izpolnjujejo navedene zahteve.
Kadar je to upravičeno zaradi velikosti zavezanca in nizkega tveganja njegovih dejavnosti, lahko zavezanec, ki je del skupine, za svojega pooblaščenca za skladnost imenuje posameznika, ki navedeno funkcijo opravlja v drugem subjektu znotraj navedene skupine.
Pooblaščenec za skladnost se lahko razreši šele po predhodnem obvestilu upravljalnemu organu v vodstveni funkciji. Zavezanec obvesti nadzornika o razrešitvi pooblaščenca za skladnost in navede, ali se odločitev nanaša na izvajanje nalog, dodeljenih v skladu s to uredbo. Pooblaščenec za skladnost lahko na lastno pobudo ali na zahtevo nadzorniku zagotovi informacije v zvezi z razrešitvijo. Nadzornik lahko te informacije uporabi za opravljanje svojih nalog iz drugega pododstavka tega odstavka in člena 37(4) Direktive (EU) 2024/1640.
3. Zavezanci funkcijam zagotavljanja skladnosti zagotovijo ustrezne vire, vključno z osebjem in tehnologijo, sorazmerno z velikostjo, naravo in tveganji zavezanca, za učinkovito opravljanje njihovih nalog, ter zagotovijo, da se osebam, odgovornim za te funkcije, podelijo pooblastila, da predlagajo vse potrebne ukrepe za zagotovitev učinkovitosti notranjih politik, postopkov in kontrol zavezanca.
4. Zavezanci sprejmejo ukrepe, s katerimi zagotovijo, da je pooblaščenec za skladnost zaščiten pred povračilnimi ukrepi, diskriminacijo in kakršnim koli drugim nepoštenim obravnavanjem ter da odločitev pooblaščenca za skladnost ne spodkopavajo ali nanje nedopustno ne vplivajo poslovni interesi zavezanca.
5. Zavezanci zagotovijo, da lahko pooblaščenec za skladnost in oseba, odgovorna za revizijsko funkcijo iz člena 9(2), točka (b), neposredno poročata upravljalnemu organu v vodstveni funkciji in, če tak organ obstaja, neodvisno upravljalnemu organu v nadzorni funkciji ter lahko izrazita pomisleke in opozorita upravljalni organ, kadar razvoj specifičnih tveganj vpliva na zavezanca ali bi nanj lahko vplival.
Zavezanci zagotovijo, da imajo osebe, ki neposredno ali posredno sodelujejo pri izvajanju te uredbe, Uredbe (EU) 2023/1113 in vseh upravnih aktov, ki jih izda kateri koli nadzornik, dostop do vseh informacij in podatkov, ki jih potrebujejo za opravljanje svojih nalog.
6. Vodja skladnosti upravljalnemu organu redno poroča o izvajanju notranjih politik, postopkov in kontrol zavezanca. Konkretno, vodja skladnosti enkrat na leto ali, če je primerno, pogosteje upravljalnemu organu predloži poročilo o izvajanju notranjih politik, postopkov in kontrol zavezanca, ki jih oblikuje pooblaščenec za skladnost, ter ta organ obvešča o rezultatih vseh pregledov. Vodja skladnosti sprejme potrebne ukrepe za pravočasno odpravo morebitnih ugotovljenih pomanjkljivosti.
7. Kadar narava poslovanja zavezanca, vključno z njegovimi tveganji in kompleksnostjo, ter njegova velikost to upravičujejo, lahko funkciji vodje skladnosti in pooblaščenca za skladnost opravlja ista fizična oseba. Ti funkciji sta združljivi z drugimi funkcijami.
Kadar je zavezanec fizična ali pravna oseba, katere dejavnosti opravlja le ena fizična oseba, je za opravljanje nalog na podlagi tega člena odgovorna ta oseba.