AMLR | Art. 9 – Domeniul de aplicare al politicilor…

(1) Entitățile obligate instituie politici, proceduri și controale interne pentru a asigura respectarea prezentului regulament, a Regulamentului (UE) 2023/1113 și a oricărui act administrativ emis de orice supraveghetor și, în special:

(a)	pentru a atenua și a gestiona cu eficacitate riscurile de spălare a banilor și de finanțare a terorismului identificate la nivelul Uniunii, al statului membru și al entității obligate;

(b)	în plus față de obligația de a aplica sancțiuni financiare specifice, pentru a atenua și a gestiona riscurile de neaplicare și de eludare a sancțiunilor financiare specifice.

Politicile, procedurile și controalele menționate la primul paragraf trebuie să fie proporționale cu natura activității, inclusiv cu riscurile și complexitatea aferente acesteia, precum și cu dimensiunea entității obligate și includ toate activitățile entității obligate care intră în domeniul de aplicare a prezentului regulament.

(2) Politicile, procedurile și controalele menționate la alineatul (1) cuprind:

(a)

politici și proceduri interne, inclusiv în special:

(i)	efectuarea și actualizarea evaluării riscurilor la nivel de întreprindere;

(ii)	cadrul de gestionare a riscurilor al entității obligate;

(iii)

precauția privind clientela pentru a pune în aplicare capitolul III din prezentul regulament, inclusiv proceduri pentru a stabili dacă clientul, beneficiarul real sau persoana în numele căreia sau în folosul căreia se realizează o tranzacție sau o activitate este o persoană expusă politic sau un membru al familiei sau o persoană cunoscută ca asociat apropiat;

(iv)	raportarea tranzacțiilor suspecte;

(v)	externalizarea și recurgerea la alte entități obligate în ceea ce privește activitățile legate de precauția privind clientela;

(vi)	păstrarea evidențelor și politicile legate de prelucrarea datelor cu caracter personal în temeiul articolelor 76 și 77;

(vii)

monitorizarea și gestionarea respectării acestor politici și proceduri interne în conformitate cu litera (b) de la prezentul alineat, identificarea și gestionarea deficiențelor și punerea în aplicare a măsurilor de remediere;

(viii)

verificarea, proporțională cu riscurile asociate sarcinilor și funcțiilor care urmează să fie îndeplinite, în momentul recrutării și repartizării personalului pentru anumite sarcini și funcții și în momentul numirii agenților și distribuitorilor, a faptului că persoanele respective au o bună reputație;

(ix)	comunicarea internă a politicilor, procedurilor și controalelor interne ale entității obligate, inclusiv către agenții, distribuitorii și prestatorii de servicii ai acesteia implicați în punerea în aplicare a politicilor sale în materie de CSB/CFT;

(x)

o politică privind formarea angajaților și, după caz, a agenților și distribuitorilor cu privire la măsurile instituite în cadrul entității obligate pentru a se conforma cerințelor prezentului regulament, ale Regulamentului (UE) 2023/1113 și ale oricărui act administrativ emis de orice supraveghetor;

(b)

controale interne și o funcție de audit independentă în scopul testării politicilor și procedurilor interne menționate la litera (a) de la prezentul alineat și a controalelor în vigoare în cadrul entității obligate; în absența unei funcții de audit independente, entitățile obligate pot solicita ca această testare să fie efectuată de un expert extern.

Politicile, procedurile și controalele interne prevăzute la primul paragraf se înregistrează în scris. Politicile interne sunt aprobate de organul de conducere acționând în exercitarea funcției sale de conducere. Procedurile si controalele interne se aprobă cel puțin la nivelul managerului responsabil cu funcția de conformitate.

(3) Entitățile obligate actualizează politicile, procedurile și controalele interne și le consolidează în cazul în care sunt identificate deficiențe.

(4) Până la 10 iulie 2026, ACSB emite orientări cu privire la elementele pe care entitățile obligate ar trebui să le ia în considerare, bazate pe natura activității lor, inclusiv riscurile și complexitatea aferente acesteia, precum și pe dimensiunea entităților, atunci când decid cu privire la amploarea politicilor, procedurilor și controalelor lor interne, în special în ceea ce privește personalul alocat funcțiilor de conformitate. Orientările respective identifică situațiile în care, datorită naturii și dimensiunii entității obligate:

(i)	controalele interne urmează să fie organizate la nivelul funcției comerciale, al funcției de conformitate și al funcției de audit;

(ii)	funcția de audit independentă poate fi îndeplinită de un expert extern.