(1) Entitățile obligate numesc un membru al organului de conducere acționând în exercitarea funcției sale de conducere care să fie responsabil cu asigurarea respectării prezentului regulament, a Regulamentului (UE) 2023/1113 și a oricărui act administrativ emis de orice supraveghetor (denumit în continuare „manager responsabil cu funcția de conformitate”).
Managerul responsabil cu funcția de conformitate se asigură că politicile, procedurile și controalele interne ale entității obligate sunt în concordanță cu expunerea la risc a entității obligate și că acestea sunt puse în aplicare. Managerul responsabil cu funcția de conformitate se asigură, de asemenea, că sunt alocate suficiente resurse umane și materiale în acest scop. Managerul responsabil cu funcția de conformitate este responsabil de primirea informațiilor cu privire la deficiențele semnificative sau importante ale unor astfel de politici, proceduri și controale.
În cazul în care organul de conducere acționând în exercitarea funcției sale de conducere este un organism responsabil în mod colectiv pentru deciziile sale, managerul responsabil cu funcția de conformitate este responsabil de acordarea de asistență și consiliere acestuia și de pregătirea deciziilor menționate la prezentul articol.
(2) Entitățile obligate dispun de un coordonator al funcției de conformitate, numit de organul de conducere acționând în exercitarea funcției sale de conducere și cu o poziție ierarhică suficient de înaltă, care este responsabil de politicile, procedurile și controalele desfășurate în aplicarea zilnică a cerințelor entității obligate în materie de CSB/CFT, inclusiv în ceea ce privește punerea în aplicare a sancțiunilor financiare specifice, și este un punct de contact pentru autoritățile competente. Coordonatorul funcției de conformitate este, de asemenea, responsabil de raportarea tranzacțiilor suspecte către FIU, în conformitate cu articolul 69 alineatul (6).
În cazul entităților obligate care fac obiectul verificărilor privind personalul de conducere de nivel superior sau beneficiarii reali în temeiul articolului 6 din Directiva (UE) 2024/1640 sau în temeiul altor acte juridice ale Uniunii, coordonatorii funcției de conformitate sunt supuși verificării conformității cu cerințele respective.
În cazul în care dimensiunea entității obligate și riscul scăzut al activităților sale justifică acest lucru, o entitate obligată care face parte dintr-un grup poate numi drept coordonator al funcției de conformitate o persoană care îndeplinește această funcție într-o altă entitate din cadrul grupului respectiv.
Coordonatorul funcției de conformitate poate fi revocat numai în urma notificării prealabile a organului de conducere acționând în exercitarea funcției sale de conducere. Entitatea obligată notifică supraveghetorului revocarea coordonatorului funcției de conformitate, specificând dacă decizia se referă la îndeplinirea sarcinilor atribuite în temeiul prezentului regulament. Coordonatorul funcției de conformitate poate, din proprie inițiativă sau la cerere, să furnizeze supraveghetorului informații cu privire la revocare. Supraveghetorul poate utiliza informațiile respective pentru a-și îndeplini sarcinile care îi revin în temeiul celui de al doilea paragraf de la prezentul alineat și al articolului 37 alineatul (4) din Directiva (UE) 2024/1640.
(3) Entitățile obligate pun la dispoziția funcțiilor de conformitate resurse adecvate, inclusiv personal și tehnologie, proporțional cu dimensiunea, natura și riscurile entității obligate pentru îndeplinirea eficace a sarcinilor lor și se asigură că persoanelor responsabile de aceste funcții li se acordă competențele de a propune orice măsuri necesare care să garanteze eficacitatea politicilor, procedurilor și controalelor interne ale entității obligate.
(4) Entitățile obligate iau măsuri pentru a se asigura că coordonatorul funcției de conformitate este protejat împotriva represaliilor, a discriminării și a oricărui alt tratament inechitabil și că deciziile coordonatorului funcției de conformitate nu sunt subminate sau influențate în mod nejustificat de interesele comerciale ale entității obligate.
(5) Entitățile obligate se asigură că coordonatorul funcției de conformitate și persoana responsabilă de funcția de audit menționată la articolul 9 alineatul (2) litera (b) pot raporta direct organului de conducere acționând în exercitarea funcției sale de conducere și, în cazul în care există un astfel de organ, organului de conducere acționând în exercitarea funcției sale de supraveghere în mod independent și pot exprima preocupări și avertiza organul de conducere, în cazul în care evoluții specifice ale riscurilor afectează sau pot afecta entitatea obligată.
Entitățile obligate se asigură că persoanele care participă direct sau indirect la punerea în aplicare a prezentului regulament, a Regulamentului (UE) 2023/1113 și a oricărui act administrativ emis de orice supraveghetor au acces la toate informațiile și datele necesare pentru îndeplinirea sarcinilor lor.
(6) Managerul responsabil cu funcția de conformitate raportează periodic organului de conducere cu privire la punerea în aplicare a politicilor, procedurilor și controalelor interne ale entității obligate. În special, managerul responsabil cu funcția de conformitate prezintă organului de conducere o dată pe an sau, dacă este cazul, mai frecvent un raport privind punerea în aplicare a politicilor, procedurilor și controalelor interne ale entității obligate elaborat de coordonatorul funcției de conformitate și informează respectivul organ cu privire la rezultatul eventualelor revizuiri. Managerul responsabil cu funcția de conformitate ia măsurile necesare pentru a remedia în timp util eventualele deficiențe identificate.
(7) În cazul în care natura activității entității obligate, inclusiv riscurile și complexitatea sa, precum și dimensiunea sa, justifică acest lucru, funcțiile managerului responsabil cu funcția de conformitate și ale coordonatorului funcției de conformitate pot fi îndeplinite de aceeași persoană fizică. Funcțiile respective pot fi cumulate cu alte funcții.
În cazul în care entitatea obligată este o persoană fizică sau o persoană juridică ale cărei activități sunt desfășurate de o singură persoană fizică, persoana respectivă este responsabilă de îndeplinirea sarcinilor prevăzute la prezentul articol.