1. As entidades obrigadas devem nomear um membro do órgão de administração na sua função de gestão para assumir a responsabilidade por assegurar o cumprimento do presente regulamento, do Regulamento (UE) 2023/1113 e de qualquer ato administrativo emitido por qualquer supervisor («gestor de conformidade»).
O gestor de conformidade deve assegurar que as políticas, procedimentos e controlos internos da entidade obrigada sejam coerentes com a exposição da entidade obrigada ao risco e sejam aplicados. Para o efeito, o gestor de conformidade deve igualmente assegurar a afetação de recursos humanos e materiais suficientes. O gestor de conformidade é responsável pela receção de informações sobre deficiências significativas ou materiais nessas políticas, procedimentos e controlos.
Caso o órgão de administração na sua função de gestão seja um órgão coletivamente responsável pelas suas decisões, o gestor de conformidade é responsável por assistir e aconselhar e por preparar as decisões a que se refere o presente artigo.
2. As entidades obrigadas devem dispor de um responsável pela conformidade, a nomear pelo órgão de administração na sua função de gestão e com um estatuto hierárquico suficientemente elevado, que deve assumir a responsabilidade pela aplicação quotidiana das políticas, procedimentos e controlos no que toca aos requisitos da entidade obrigada em matéria CBC/CFT, nomeadamente no que diz respeito à aplicação de sanções financeiras específicas, e que deve servir de ponto de contacto para as autoridades competentes. O responsável pela conformidade deve igualmente ser responsável pela comunicação de operações suspeitas à UIF, nos termos do artigo 69.o, n.o 6.
No caso das entidades obrigadas sujeitas a controlos relativos à sua direção de topo ou aos seus beneficiários efetivos nos termos do artigo 6.o da Diretiva (UE) 2024/1640 ou ao abrigo de outros atos jurídicos da União, os responsáveis pela conformidade devem ser sujeitos à verificação de que cumprem esses requisitos.
Sempre que a dimensão da entidade obrigada e o baixo risco das suas atividades o justifiquem, uma entidade obrigada que faça parte de um grupo pode nomear como responsável pela conformidade uma pessoa que desempenhe essa função noutra entidade desse grupo.
O responsável pela conformidade só pode ser destituído após notificação prévia do órgão de administração na sua função de gestão. A entidade obrigada deve notificar o supervisor da destituição do responsável pela conformidade, especificando se tal decisão está relacionada com o exercício das funções atribuídas nos termos do presente regulamento. O responsável pela conformidade pode fornecer ao supervisor, por iniciativa própria ou mediante pedido, informações sobre a destituição. O supervisor pode utilizar essas informações para desempenhar as suas funções nos termos do segundo parágrafo do presente número, e nos termos do artigo 37.o, n.o 4, da Diretiva (UE) 2024/1640.
3. As entidades obrigadas devem assegurar que as funções de conformidade disponham de recursos adequados, nomeadamente em termos de pessoal e tecnologia, proporcionalmente à dimensão, natureza e riscos da entidade obrigada, para o desempenho eficaz das suas tarefas, e assegurar que as pessoas responsáveis por essas funções sejam dotadas de competências para propor quaisquer medidas necessárias para assegurar a eficácia das políticas, dos procedimentos e dos controlos internos da entidade obrigada.
4. As entidades obrigadas devem tomar medidas para assegurar a proteção do responsável pela conformidade contrarretaliações, discriminação e qualquer outro tratamento injusto, e que as decisões do responsável pela conformidade não sejam prejudicadas ou indevidamente influenciadas pelos interesses comerciais da entidade obrigada.
5. As entidades obrigadas devem assegurar que o responsável pela conformidade e a pessoa responsável pela função de auditoria a que se refere o artigo 9.o, n.o 2, alínea b), possam informar diretamente o órgão de administração na sua função de gestão e, caso exista, o órgão de administração na sua função de supervisão, de forma independente, e possam manifestar preocupações e alertar o órgão de administração, caso a evolução dos riscos específicos afete ou seja suscetível de afetar a entidade obrigada.
As entidades obrigadas devem assegurar que as pessoas que participam direta ou indiretamente na aplicação do presente regulamento, do Regulamento (UE) 2023/1113 e de qualquer ato administrativo emitido por qualquer supervisor tenham acesso a todas as informações e dados necessários para o exercício das suas tarefas.
6. O gestor de conformidade deve informar regularmente o órgão de administração sobre a aplicação das políticas, procedimentos e controlos internos da entidade obrigada. Em especial, o gestor de conformidade deve apresentar uma vez por ano, ou, se adequado, com maior frequência, ao órgão de administração, um relatório sobre a aplicação das políticas, procedimentos e controlos internos da entidade obrigada, elaborado pelo responsável pela conformidade, e manter esse órgão informado do resultado de quaisquer revisões. O gestor de conformidade deve tomar as medidas necessárias para corrigir atempadamente quaisquer deficiências detetadas.
7. Se a natureza da atividade da entidade obrigada, incluindo os seus riscos e complexidade, e a sua dimensão o justificarem, as funções do gestor de conformidade e do responsável pela conformidade podem ser desempenhadas pela mesma pessoa singular. Essas funções podem ser acumuladas com outras funções.
Caso a entidade obrigada seja uma pessoa singular ou uma pessoa coletiva cujas atividades são exercidas por uma única pessoa singular, essa pessoa é responsável pela execução das tarefas previstas no presente artigo.