Artikel 9 – Toepassingsgebied van de interne gedragslijnen, procedures en controles

1.   Meldingsplichtige entiteiten beschikken over interne gedragslijnen, procedures en controles om de naleving te waarborgen van deze verordening, Verordening (EU) 2023/1113 en alle administratieve handelingen van een toezichthouder, en met name met het oog op:

a)

het doeltreffend beperken en beheren van de op het niveau van de Unie, van de lidstaat en van de meldingsplichtige entiteit vastgestelde risico’s van witwassen en terrorismefinanciering;

b)

het in acht nemen van de verplichting gerichte financiële sancties toe te passen, en het beperken en beheren van de risico’s van niet-uitvoering of ontduiking van gerichte financiële sancties.

De in de eerste alinea bedoelde gedragslijnen, procedures en controles moeten evenredig zijn met de aard van de bedrijfsactiviteit, met inbegrip van de risico’s en complexiteit daarvan, en met de omvang van de meldingsplichtige entiteit en moeten alle activiteiten van de meldingsplichtige entiteit dekken die onder deze verordening vallen.

2.   De in lid 1 bedoelde gedragslijnen, procedures en controles omvatten:

a)

interne gedragslijnen en procedures, met inbegrip van met name:

i)

de uitvoering en actualisering van de bedrijfsbrede risicobeoordeling;

ii)

het risicobeheerkader van de meldingsplichtige entiteit;

iii)

cliëntenonderzoek ter uitvoering van hoofdstuk III van deze verordening, met inbegrip van procedures om te bepalen of de cliënt, de uiteindelijk begunstigde of de persoon namens wie of ten behoeve van wie een transactie of activiteit wordt verricht, een politiek prominente persoon, dan wel een familielid of een als naaste geassocieerde bekende persoon is;

iv)

de melding van verdachte transacties;

v)

de uitbesteding en het vertrouwen op door andere meldingsplichtige entiteiten uitgevoerd cliëntenonderzoek;

vi)

de bewaring van gegevens en gedragslijnen in verband met de verwerking van persoonsgegevens op grond van de artikelen 76 en 77;

vii)

het toezicht op en het beheer van de naleving van die interne gedragslijnen en procedures overeenkomstig punt b) van dit lid, de vaststelling en het beheer van tekortkomingen en de uitvoering van corrigerende maatregelen;

viii)

controles, evenredig met de aan de uit te voeren taken en functies verbonden risico’s, bij het aanwerven van personeel, het toewijzen van bepaalde taken en functies aan personeelsleden en het aanstellen van agenten en distributeurs, om na te gaan of de betrokken personen betrouwbaar zijn;

ix)

de interne communicatie van de interne gedragslijnen, procedures en controles van de meldingsplichtige entiteit, onder meer aan haar agenten, distributeurs en dienstverleners die betrokken zijn bij de uitvoering van haar AML/CFT-gedragslijnen;

x)

een beleid inzake de opleiding van werknemers en, in voorkomend geval, agenten en distributeurs met betrekking tot de maatregelen die binnen de meldingsplichtige entiteit zijn genomen om te voldoen aan de vereisten van deze verordening, Verordening (EU) 2023/1113 en alle administratieve handelingen van een toezichthouder;

b)

interne controles en een onafhankelijke auditfunctie om de in punt a) van dit lid bedoelde interne gedragslijnen en procedures en de binnen de meldingsplichtige entiteit ingestelde controles te testen; indien er geen onafhankelijke auditfunctie is, kunnen meldingsplichtige entiteiten deze test laten uitvoeren door een externe deskundige.

De in de eerste alinea bedoelde interne gedragslijnen, procedures en controles worden schriftelijk vastgelegd. Interne gedragslijnen worden goedgekeurd door het leidinggevend orgaan in zijn leidinggevende functie. Interne procedures en controles worden ten minste op het niveau van de nalevingsmanager goedgekeurd.

3.   De interne gedragslijnen, procedures en controles worden door de meldingsplichtige entiteiten actueel gehouden en aangescherpt wanneer zwakke punten worden vastgesteld.

4.   Uiterlijk op 10 juli 2026 vaardigt de AMLA richtsnoeren uit over de elementen, op basis van de aard, met inbegrip van risico’s en complexiteit daarvan, en de omvang van hun bedrijfsactiviteiten, die de meldingsplichtige entiteiten in aanmerking moeten nemen wanneer zij beslissingen nemen over de reikwijdte van hun interne gedragslijnen, procedures en controles, met name in verband met de aan nalevingsfuncties toegewezen personeelsleden. In die gedragslijnen, procedures en controles wordt, op basis van de aard en omvang van de meldingsplichtige entiteit, bepaald in welke gevallen:

i)

interne controles moeten worden georganiseerd op het niveau van de commerciële functie, de nalevingsfunctie en de auditfunctie;

ii)

de onafhankelijke auditfunctie kan worden uitgevoerd door een externe deskundige.

Scroll naar boven