1. Meldingsplichtige entiteiten belasten één lid van het leidinggevend orgaan in zijn leidinggevende functie met het verzekeren van de naleving van deze verordening, Verordening (EU) 2023/1113 en alle administratieve handelingen van een toezichthouder (“nalevingsmanager”).
De nalevingsmanager zorgt ervoor dat de interne gedragslijnen, procedures en controles van de meldingsplichtige entiteit consistent zijn met de risicoblootstelling van de entiteit en dat zij worden toegepast. De nalevingsmanager zorgt er ook voor dat hiervoor toereikende personele en materiële middelen worden uitgetrokken. De nalevingsmanager is verantwoordelijk voor het inwinnen van informatie over significante of materiële tekortkomingen in dergelijke gedragslijnen, procedures en controles.
Indien het leidinggevend orgaan in zijn leidinggevende functie een orgaan is dat collectief verantwoordelijk is voor zijn besluiten, is de nalevingsmanager verantwoordelijk voor het ondersteunen en adviseren van dat orgaan en bereidt hij of zij de in dit artikel bedoelde besluiten voor.
2. Meldingsplichtige entiteiten beschikken over een nalevingsfunctionaris, die op een voldoende hoog hiërarchisch niveau wordt aangewezen door het leidinggevend orgaan in zijn leidinggevende functie, die verantwoordelijk is voor de gedragslijnen, procedures en controles in de dagelijkse werking van de meldingsplichtige entiteit in verband met de AML/CFT-vereisten, met inbegrip van de uitvoering van gerichte financiële sancties, en die als contactpunt voor de bevoegde autoriteiten optreedt. De nalevingsfunctionaris is ook verantwoordelijk voor het melden van verdachte transacties aan de FIE overeenkomstig artikel 69, lid 6.
In het geval van meldingsplichtige entiteiten die onderworpen zijn aan controles ten aanzien van hun hoger leidinggevend personeel of uiteindelijk begunstigden op grond van artikel 6 van Richtlijn (EU) 2024/1640 of van andere rechtshandelingen van de Unie, wordt geverifieerd of de nalevingsfunctionarissen aan die vereisten voldoen.
Indien de omvang van de meldingsplichtige entiteit en het lage risico van haar activiteiten dat rechtvaardigen, mag een meldingsplichtige entiteit die deel uitmaakt van een groep, als nalevingsfunctionaris een persoon aanwijzen die die functie in een andere entiteit binnen die groep uitoefent.
De nalevingsfunctionaris mag slechts worden ontslagen na voorafgaande kennisgeving aan het leidinggevend orgaan in zijn leidinggevende functie. De meldingsplichtige entiteit stelt de toezichthouder in kennis van het ontslag van de nalevingsfunctionaris en specificeert daarbij of dat besluit betrekking heeft op de uitvoering van de uit hoofde van deze verordening toegewezen taken. De nalevingsfunctionaris kan op eigen initiatief of op verzoek aan de toezichthouder informatie over het ontslag verstrekken. De toezichthouder kan die informatie gebruiken om zijn taken uit hoofde van de tweede alinea van dit lid en artikel 37, lid 4, van Richtlijn (EU) 2024/1640 uit te voeren.
3. Meldingsplichtige entiteiten stellen voor het vervullen van de nalevingsfuncties adequate middelen, waaronder personeel en technologie, ter beschikking die evenredig zijn aan de omvang, de aard en de risico’s van de meldingsplichtige entiteit zodat die taken doeltreffend kunnen worden verricht, en zorgen ervoor dat de met die functies belaste personen de bevoegdheid krijgen om alle maatregelen voor te stellen die nodig zijn om de doeltreffendheid van de interne gedragslijnen, procedures en controles van de meldingsplichtige entiteiten te waarborgen.
4. Meldingsplichtige entiteiten nemen maatregelen om ervoor te zorgen dat de nalevingsfunctionaris wordt beschermd tegen represailles, discriminatie en andere oneerlijke behandeling, en dat de besluiten van de nalevingsfunctionaris niet worden ondermijnd of onrechtmatig worden beïnvloed door commerciële belangen van de meldingsplichtige entiteit.
5. Meldingsplichtige entiteiten zorgen ervoor dat de nalevingsfunctionaris en de voor de auditfunctie verantwoordelijke persoon als genoemd in artikel 9, lid 2, punt b), rechtstreeks verslag kunnen uitbrengen aan het leidinggevend orgaan in zijn leidinggevende functie en, indien een dergelijk orgaan bestaat, onafhankelijk aan het leidinggevend orgaan in zijn toezichthoudende functie, en hun bezorgdheid kunnen uiten en het leidinggevend orgaan kunnen waarschuwen wanneer specifieke risico-ontwikkelingen van invloed zijn of kunnen zijn op de meldingsplichtige entiteit.
Meldingsplichtige entiteiten zorgen ervoor dat de personen die direct of indirect zijn betrokken bij de uitvoering van deze verordening, Verordening (EU) 2023/1113 en alle administratieve handelingen van een toezichthouder, toegang hebben tot alle informatie en gegevens die nodig zijn om hun taken uit te voeren.
6. De nalevingsmanager brengt aan het leidinggevend orgaan regelmatig verslag uit over de uitvoering van de interne gedragslijnen, procedures en controles van de meldingsplichtige entiteit. De nalevingsmanager dient met name eenmaal per jaar, of in voorkomend geval vaker, bij het leidinggevend orgaan een door de nalevingsfunctionaris opgesteld verslag in over de uitvoering van de interne gedragslijnen, procedures en controles van de meldingsplichtige entiteit en houdt dat orgaan op de hoogte van het resultaat van eventuele herzieningen. De nalevingsmanager neemt de nodige maatregelen om de geconstateerde tekortkomingen tijdig te verhelpen.
7. Indien de aard van de activiteiten, met inbegrip van de risico’s en complexiteit ervan, en de omvang van de meldingsplichtige entiteit dit rechtvaardigen, mogen de functies van de nalevingsmanager en de nalevingsfunctionaris door dezelfde natuurlijke persoon worden vervuld. Die functies kunnen met andere functies worden gecumuleerd.
Indien de meldingsplichtige entiteit een natuurlijke persoon is of een rechtspersoon wiens activiteiten door slechts één natuurlijke persoon worden uitgeoefend, is die persoon verantwoordelijk voor de uitvoering van de taken uit hoofde van dit artikel.