1. I soggetti obbligati conservano i documenti e le informazioni seguenti:
a) | la copia dei documenti e delle informazioni ottenuti nell’esercizio dell’adeguata verifica della clientela a norma del capo III, comprese le informazioni ottenute tramite mezzi di identificazione elettronica; |
b) | la registrazione della valutazione effettuata a norma dell’articolo 69, paragrafo 2, comprese le informazioni e le circostanze considerate e i risultati di tale valutazione, indipendentemente dal fatto che tale valutazione dia luogo o meno alla segnalazione di operazioni sospette alla FIU, e una copia delle segnalazioni di operazioni sospette, ove effettuate; |
c) | le scritture e le registrazioni delle operazioni, consistenti nei documenti originali o in copie aventi efficacia probatoria nei procedimenti giudiziari in base al diritto nazionale, che sono necessarie per identificare l’operazione; |
d) | quando partecipano a partenariati per la condivisione delle informazioni a norma del capo VI, le copie dei documenti e delle informazioni ottenuti nel quadro di tali partenariati e le registrazioni di tutti i casi di condivisione delle informazioni. |
I soggetti obbligati provvedono affinché non siano espunti i documenti, le informazioni e le registrazioni conservati a norma del presente articolo.
2. In deroga al paragrafo 1, i soggetti obbligati possono decidere di sostituire la conservazione di copie delle informazioni con la conservazione dei riferimenti a tali informazioni, a condizione che la natura e il metodo di conservazione di tali informazioni garantiscano che i soggetti obbligati possano fornire immediatamente le informazioni alle autorità competenti e che le informazioni non possano essere modificate o alterate.
I soggetti obbligati che si avvalgono della deroga di cui al primo comma definiscono nelle procedure interne elaborate a norma dell’articolo 9 le categorie di informazioni per le quali conserveranno un riferimento anziché la copia o l’originale, nonché le procedure per il recupero delle informazioni in modo da poterle fornire alle autorità competenti su richiesta.
3. Le informazioni di cui ai paragrafi 1 e 2 sono conservate per un periodo di cinque anni a decorrere dalla data di cessazione del rapporto d’affari o dalla data di esecuzione dell’operazione occasionale, o dalla data del rifiuto di instaurare un rapporto d’affari o di eseguire un’operazione occasionale. Fatti salvi i periodi di conservazione dei dati raccolti ai fini di altri atti di diritto dell’Unione o del diritto nazionale in conformità del regolamento (UE) 2016/679, i soggetti obbligati cancellano i dati personali alla scadenza di tale periodo di cinque anni.
Le autorità competenti possono prescrivere, caso per caso, l’ulteriore conservazione delle informazioni di cui al primo comma, a condizione che tale conservazione sia necessaria a fini di prevenzione, accertamento, indagine o perseguimento in materia di riciclaggio o di finanziamento del terrorismo. Tale periodo di conservazione supplementare non eccede i cinque anni.
4. Se, al 10 luglio 2027, procedimenti giudiziari relativi alla prevenzione, all’individuazione, all’indagine o al perseguimento di casi sospetti di riciclaggio o di finanziamento del terrorismo sono pendenti in uno Stato membro e un soggetto obbligato detiene informazioni o documenti relativi a detti procedimenti pendenti, il soggetto obbligato può conservare tali informazioni o tali documenti per un periodo di cinque anni a decorrere dal 10 luglio 2027.
Fatto salvo il diritto penale nazionale in materia di prove applicabili alle indagini penali e ai procedimenti giudiziari in corso, gli Stati membri possono autorizzare o prescrivere la conservazione di tali informazioni o documenti per un ulteriore periodo di cinque anni, qualora siano state stabilite la necessità e la proporzionalità di un tale ulteriore periodo di conservazione al fine di prevenire, individuare, indagare o perseguire casi sospetti di riciclaggio o di finanziamento del terrorismo.